Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa

Trên mỗi bao bì sản phẩm hàng hóa, các bạn dễ dàng nhận thấy một dãy mã số (được thể hiện bằng một dãy con số), một dãy mã vạch (được thể hiện bằng một dãy mã vạch) giúp cho máy quét đọc được. Sử dụng mã số, mã vạch như một giải pháp nhằm tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong quá trình bán hàng và quản lý hàng hóa. Vậy thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa hiện nay được thực hiện như thế nào? Câu trả lời sẽ được giải đáp trong bài tư vấn sau đây.

1. Lợi ích khi thực hiện thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa

Mỗi loại sản phẩm khác nhau về số lượng, bao gói, tính chất,… đều có những mã vạch khác nhau. Những mã vạch này được sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Khi có sự thay đổi thông số về trọng lượng, cách đóng gói,… đều cần được cấp mã mới. Bởi vậy, việc tạo mã vạch phải lưu ý đến tính chất đặc thù của hàng hóa. Bản thân mã vạch chỉ là một dãy vạch đại diện cho hàng hoá, không liên quan đến đặc điểm của hàng hoá. Lợi ích lớn nhất của việc áp dụng mã vạch trong bán hàng đó chính là:

• Giúp phân biệt hàng hóa của công ty này với hàng hóa của công ty kia;
• Tạo thuận lợi, tăng hiệu suất của quá trình buôn bán và quản lý hàng hóa. Giúp nhanh chóng tính tiền, xuất hóa đơn cho Khách hàng;
• Bảo đảm tính chính xác khi đã được cấp mã vạch;
• Có thể thông qua mã vạch để biết được nguồn gốc, xuất xứ của sản phẩm;
• Giúp phục vụ cho các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa;
• Hỗ trợ hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử,…

2. Thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa trực tiếp tại cơ quan chức năng

Thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa được diễn ra như sau:

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký

Các bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký mã vạch;
• Bản sao y công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan chức năng

Lập 01 bộ hồ sơ như trên để nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Bước 3: Ra quyết định chấp thuận hoặc từ chối cấp Giấy chứng nhận

Khi hồ sơ không đầy đủ, trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng nhận được hồ sơ thì họ sẽ ra thông báo từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và đã đóng tiền đầy đủ, trong vòng 20 ngày kể từ ngày Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng nhận được hồ sơ thì họ sẽ cấp Giấy chứng nhận.

3. Thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa online

Quy trình đăng ký mã vạch hàng hóa online được diễn ra như sau:

Bước 1: Tạo tài khoản

• Truy cập vào trang web Trung tâm mã số, mã vạch quốc gia theo đường link: https://vnpc.gs1.gov.vn/;
• Kích chọn [Đăng ký] thực hiện đăng ký tài khoản;
• Điền mã số thuế để kiểm tra doanh nghiệp đã có tài khoản chưa. Nếu chưa có tài khoản, kê khai hồ sơ và chọn “Đăng ký” để hoàn thành việc tạo tài khoản;
• Sau khi đăng ký tài khoản thành công. Thông tin đăng nhập tài khoản, mật khẩu (tạm thời) sẽ được gửi về địa chỉ email đã được đăng ký.

Bước 2: Kê khai hồ sơ

Đầu tiên, cần đăng nhập tài khoản và kê khai bổ sung thông tin của công ty như sau:

• Truy cập lại vào trang web Trung tâm mã số mã vạch quốc gia như trên và đăng nhập tài khoản bằng thông tin đã được gửi về email;
• Trỏ chuột vào tên công ty (góc trên bên phải) chọn “Quản trị doanh nghiệp”;
• Chọn “Thông tin tài khoản” để thực hiện việc bổ sung các thông tin của doanh nghiệp còn thiếu;
• Doanh nghiệp kiểm tra lại các thông tin đã kê khai và bổ sung các trường thông tin còn thiếu;
• Sau khi hoàn thành chọn Cập nhật.

Sau đó, nộp hồ sơ đăng ký mã vạch như sau:

• Doanh nghiệp chọn + Tạo hồ sơ mục 1. Thủ tục cấp GCN quyền sử dụng mã số, mã vạch;
• Phần thông tin hồ sơ: Kê khai các thông tin của người trực tiếp nộp hồ sơ;
• Chọn hình thức nhận kết quả bản cứng: Đến trực tiếp Trung tâm để nhận kết quả hoặc nhận bưu điện;
• Chọn loại mã vạch, số năm đóng phí duy trì;
• Lựa chọn loại hình thanh toán, sau đó ấn nút “Nộp hồ sơ”;
• Sau khi xác nhận hình thức thanh toán, hệ thống sẽ thông báo đăng ký mã vạch thành công.