Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ đăng ký mã vạch online đơn giản, nhanh chóng

Mã vạch đang dần trở nên phổ biến và tạo rất nhiều thuận lợi trong việc thanh toán trong giao dịch cũng như muốn có nhiều thông tin chi tiết về sản phẩm đó. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cần phải đăng ký mã vạch trực tuyến. Sau đây hãy cùng Phan Law Vietnam tìm hiểu về quy trình đăng ký mã vạch online đơn giản, nhanh chóng nhất nhé! 

1. Tìm hiểu về quy định khi đăng ký mã vạch online

Mã vạch được biết đến là một công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu đối tượng dựa trên tiêu chí “Đặt sản phẩm cần quản lý bằng một dãy chữ cái hoặc số và chữ cái rồi hiển thị chúng dưới dạng mã vạch để các thiết bị máy quét có thể nhận dạng được.

Đối với mã vạch sẽ có 2 phần chính:

• Code (mã số): Bên dưới mã vạch là dãy số nguyên thể hiện nước sản xuất, mã doanh nghiệp, mã sản phẩm và số kiểm nghiệm.
• Mã vạch: Là một dãy các sọc đen trắng song song đã được mã hóa thông tin về vật thể, để thiết bị quét quang học có thể đọc được dữ liệu lưu trữ một cách chính xác nhất. 

Hầu hết, trước khi doanh nghiệp muốn tung sản phẩm sản xuất ra thị trường đều cần phải đăng ký mã vạch tương ứng cho từng loại sản phẩm. Nếu như trước đây, bạn sẽ phải đăng ký trực tiếp với GS1 Việt Nam thì với công nghệ ngày càng phát triển, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký mã vạch trực tuyến vô cùng tiện lợi.

2. Thủ tục đăng ký mã vạch online nhanh chóng, tiện lợi

Đối với đăng ký mã vạch online, bạn có thể tự đăng ký hoặc ủy quyền cho cá nhân/ đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ. Đối với các đối tượng đăng ký kinh doanh sẽ phải truy cập trực tiếp vào website vnpc.gs1.org.vn của GS1 Việt Nam, sau đó nhập thông tin theo mẫu đăng ký yêu cầu.

Hồ sơ đăng ký mã vạch online gồm có: 

• 2 bản đăng ký MSMV, điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu, có chữ ký và đóng dấu của chủ doanh nghiệp.
• 1 bản sao kèm theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với doanh nghiệp sản xuất thương mại. Còn đối với tổ chức khác thì cung cấp quyết định thành lập công ty.
• 2 bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN theo mẫu quy định.

Đối với đăng ký mã vạch online, thủ tục để được duyệt cần nộp hồ sơ trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam hoặc nộp qua đường bưu điện về địa chỉ 08 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.

Lệ phí đăng ký: được quy định tại Điều 4 Thông tư số 232/2016/TT-BTC cụ thể:

• Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã đăng ký): 1.000.000 VNĐ/mã
• Mã vạch toàn cầu (GLN): 300.000 đ/mã.
• Mã vạch thương phẩm toàn cầu 8 số EAN – 8 số (GTIN-8): 300.000 đ/mã.
• Phí đăng ký sử dụng mã vạch nước ngoài được quy định như sau: Hồ sơ đăng ký 50 mã sản phẩm nộp 500.000 đồng/đơn, hồ sơ đăng ký trên 50 mã nộp 100.000 đồng/mã.

Xem thêm: Đăng ký mã vạch ở đâu? Thủ tục đăng ký mã vạch như thế nào?

3. Hướng dẫn cách đăng ký mã vạch online đơn giản, nhanh chóng

Sau khi đã chuẩn bị xong thủ tục và nắm rõ các quy định quan trọng khi đăng ký mã vạch, để thực hiện bạn hãy làm theo các bước sau: 

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký trực tuyến

• Bạn có thể truy cập trực tiếp vào trang web cổng thông tin điện tử của Trung tâm mã số mã vạch quốc gia tại địa chỉ http://vnpc.gs1.org.vn/.
• Ngay tại trang chủ, bạn nhấn vào mục “Đăng ký”, sau đó tiến hành nhập mã số doanh nghiệp như trên giấy phép đăng ký kinh doanh, nhấn “Kiểm tra”. Sau đó giao diện sẽ hiện ra trang thông tin để bạn nhập thông tin tài khoản. Nhiệm vụ của bạn là điền chính xác các thông tin được yêu cầu, những trường có dấu * là bắt buộc phải điền.
• Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin đăng ký, bạn bấm “Đăng ký” để hoàn tất thao tác tạo tài khoản. Nếu đăng ký thành công, thông tin tên đăng nhập và mật khẩu sẽ được gửi trực tiếp vào email mà bạn đã đăng ký.

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản của bạn

• Sau khi đăng ký tài khoản, bạn vào email của mình để lấy tên đăng nhập và mật khẩu. Sau đó bạn quay lại trang web vnpc.gs1.org.vn nhấn “Đăng nhập” rồi nhập thông tin tài khoản để truy cập vào hệ thống.

Bước 3: Khai báo thông tin đăng ký mã vạch trực tuyến

• Sau khi đăng nhập tài khoản xong, giao diện trang hệ thống sẽ hiển thị và bạn click vào mục “Quản lý mã số” rồi chọn “Hồ sơ đăng ký”.
• Sau đó tiến hành click vào mục “Đăng ký mới” và tiếp tục điền chính xác mọi thông tin vào biểu mẫu yêu cầu. Bao gồm:
  • Chọn loại mã và Chọn mã.
  • Thông tin đơn vị: Phần này bạn sẽ nhập chính xác với các ô tương ứng với giấy phép đăng ký kinh doanh.
  • Tại phần nhận dạng bổ sung: Chọn Unknown.
  • Định danh bổ sung: Chọn 0
• Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang phần thanh toán lệ phí trước bạ trực tuyến. Lưu ý: Tại bước này, bạn kiểm tra lại nội dung trong phần thông tin thanh toán, sau đó bấm “Xác nhận hình thức thanh toán” rồi bấm “OK” để chuyển sang bước 4.

Bước 4: Thanh toán phí đăng ký mã vạch trực tuyến

• Tại đây, bạn có thể chọn thanh toán trực tiếp tại GS1 Việt Nam hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của họ.

Lưu ý: Hàng năm doanh nghiệp cần đóng lệ phí nhà nước để có thể duy trì việc sử dụng mã vạch. Sau khi nhận được giấy chứng nhận quyền sở hữu MSMV, doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm đóng phí bảo trì năm đầu tiên theo quy định cho đến các năm tiếp theo với thời hạn đóng chậm nhất là ngày 30/6 hàng năm.